دستورالعمل انبارش و نگه داری کالا به شرح زیر میباشد.

انبارش و نگهداری:

انبارش و نگهداری صحیح اقلام پزشکی ضمانت کننده حفظ ایمنی و عملکرد مناسب حین استفاده دستگاه می باشد. از جمله اقلام موجود در انبار، قطعات یدکی و متعلقات دستگاه ها، در برخی موارد خود دستگاه ها و مواد دارویی مرتبط با تجهیزات مانند هالوتان و ایزوفلورال را نام برد. متاسفانه نحواه انبارداری وسایل پزشکی در شرکت های تجهیزات پزشکی، مراکز درمانی و توزیع کنندگان مطابق روال های استاتندارد نبوده و امروزه شاهد به هدر رفتن سرمایه های مالی فراوان در انبارها می باشیم. در مباحث پیش رو سعی بر ارائه یک روش و الگوی مناسب و عملی جهت نگهداری و انبارش صحیح تجهیزات پزشکی داریم. ابتدا تعریف مختصری از اصطلاحات این بخش ارائه می شود:

انبار محل و فضایی است که وسایل و تجهیزات، مواد اولیه و قطعات یدکی بر اساس سیستم صحیح طبقه بندی و نگهداری می شوند.

انبارداری به معنای دریافت کالا، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان می باشد به نحوی که با اعمال کنترلهای دقیق ااز میزان موجودی کالال در انبار و مقدار مصرف آن، ازاانباشته شدن بیش از حد موجودی جلوگیری شود.

وظایف رایج مدیریت بخش انبار تجهیزات پزشکی:

وظایف خاص انبارداری ممکن است با توجه به استانداردهای رایج، روال ها و قوانین انبارداری متفاوت بباشد. این وظایف به صورت روزانه/ هفتگی، ماهیانه، فصلیل و سالیانه ااز قرار زیر می باشد.

روزانه/ هفتگی

• پایش وضعیت اقلام موجود در انبار
• نظارت بر تمیز نمودن محل دریافت اقلام، جعبه ها و مکان های حمل کالا
• نظارت بر تمیز یا ضدعفونی نمودن طبقات انبار، قفسه ا و طاقچه ها در صورت نیاز
• نظارت بر جمع آوری زباله ها
• اطمینان از تمیزی راهروها
• اطمینان از تهویه مناسب هوا و سیستم سرمایی و گرمایی
• اطمینان از عدم برخورد و تابش مستقیم نور خورشید بر محصولات و کالاها
• پایش ایمن بودن انبار از نظر دسترسی
• اطمینان از عدم نشتی سقف انبار بخصوص در طی بارندگی و در آب و هوای نامناسب جوی
• پایش کیفیت کالا( از جمله بازدیدهای ظاهری و چک نمودن تاریخ انقضاء اقلام خاص مثل بعضی از دارو های مرتبط با دستگاه، باطری های دستگاه و…)
• اطمینان از چیدمان صحیح کالاها ( به عنوان مثال آیا کالایی که شکنندنه است در پایین ترین نقطه قرار گرفته اند یا خیر؟)

 

 

وظایف خاص

روزانه/ هفتگی

• به روزرسانی موجودی انبار و نگهداری فایل ها
• پایش نمودن کالاهای انبار از نظر کیفیت و ایمنی
• اخذ سفارش های ضروری
• بروزرسانی فایل پشتیبان اقلام ثبت شده کامپیوتری
• بروزرسانی کارتهای ثبت هر مخزن
• جداسازی کالاهای منقضی شده و غیرقابل استفاده از سایر کالاها و انتقال به مکان مناسب

ماهیانه

• تحت نظر نگهداشتن موجودی انبار و شمارش اقلام و بروزرسانی سابقه ها و کالاهای ثبت شده
• چک نمودن نشانه هایی از حیوانات و حشرات و نشتی سقف
• بازرسی ساختار انبار از نظر آسیب مثل دیوار، کف، سقف، پنجره ها و درها

فصلی (سه ماهه)

• ایجاد روند مدون جهت کالاهای آسیب دیده یا منقضی شده
• چک نمودن کپسول های ضد حرق و کنترل آنها از نظر داشتن فشار قابل قبول و آماده بودن جهت استفاده
• ارزیابی وضعیت کالا
• ماهیانه/ فصلی
• ارزیابی وضعیت کالاهای انبار
• کامل نمودن و پذیرفتن فرم های درخواست رسمی
• مشخص نمودن کمیت های ثبت شده در درخواست و کالاهای ثبت شده هنگام تحویل

دریافت کالاها

• چک نمودن کالاهایی که باید در یک برنامه مشخص و صحیح استفاده شوند و چیدن مجدد کالاهایی که امکان استفاده از آنها به دلیل تاریخ انقضا در الویت قرار دارد.
• کامل نمودن اسناد و گزارش های مورد نیاز

شش ماهه

• چک نمودن ایمنی در برابر آتش گرفتگی
• چک نمودن درختان نزدیک انبار و قطع شاخه های مرتبط و نزدیک انبار سالیانه
• سرویس کپسول های ایمنی ضد حریق و حسگرهای دود
• هدایت کامل موجودی انبار و بروزرسانی ثبت کالاها
• ارزیابی مجدد حداکثر و حداقل سطح کالاها و تنظیم در صورت نیاز

دریافت کالاهای پزشکی

هنگامی که یک کالای درمانی تحویل میشود، باید به نکات زیر توجه شود:

• اطمینان از اینکه آیا فضای کافی جهت انبار وجود دارد
• آماده بودن و تمیز بودن مکان مورد استفاده برای انبار
• بازرسی کالا از نظر آسیب و تاریخ انقضا کالا (سالم تحویل گرفتن کالا)

پس از چک کردن موارد فوق:

1. اقلام معیوب یا تاریخ انقضاء گذشته می بایست جداسازی شوند.
2. این اقلام از همان ابتدا هنگام بازرسی نباید پذیرفته شوند و با نوشتن مشکل آنها روی کالا عودت گردند.
3. در صورت دریافت اشتباهی، باید از روش مدونی برای اینگونه کالاها وجود دارد استفاده گردد.

بعد از دریافت کالاها باید موارد زیر به دقت انجام گیرد:

• تمام وسایل و اقلام تحویل شده، شمارش شوند و با اسناد ارائه شده چک گردند.
• در صورتی ضرورت باید تاریخ دریافت و تعداد آنها روی جعبه کالا نوشته شود.
• اگر تاریخ انقضا محصول مهم باشد باید حتما به صورت قابل رویت روی محصول درج شود.
• هنگام چیدمان FEFO رعایت گردد. به این معنا که چیدمان به گونه ا ی باشد که کالاهایی که سررسید تاریخ انقضا زودتری دارند، در دسترس تر باشند.

چیدمان کالاهای پزشکی

اگر از پالت استفاده می شود و کارتن ها یا جعبه های موردنیاز روی آنها استفاده می شود، می بایست:

• حداقل 10 سانتی متر از کف فاصله داشته باشد.
• حداقل 30 سانتی متر از دیوار فاصله داشته باشد.
• بیش از 5/2 متر ارتفاع نداشته باشد( قانون عمومی)
• برای تمام انبارها رعایت این نکات ضروری است:
• دستورالعمل سازنده در حمل و نقل و انبار وسیله رعایت گردد و به برچسب دستگاه در این خصوص دقت شود.
• کالاهایی که باید در جای خنک نگهداری شوند، باید در مکان کنترل شده دمایی انبار گردند.
• کالاهایی که ارزش بالا و ایمنی بالایی دارند باید در مکانهای محافظت شده قرار گیرند.
• کالاهای آسیب دیده یا تاریخ گذشته بلافاصله جدا شوند و مطابق دستورالعمل مدون انبار برای این گونه کالاها اقدام لازم صورت پذیرد.
• برای تمام کالاها FEFO رعایت گردد.
• چیدمان کالا به گونه ای باشد که برچسب آنها مشخص بوده و تاریخ انقضا و تاریخ ساخت معلوم باشد. در غیر این صورت نام کالا و تاریخ اعتبار آن روی کالا نوشته شود.

 

گردش کالا در انبار

• وقتی اقلام و کالاها ثبت می شوند، سیاست و روش FEFO رعایت گردد. این امر باعث کاهش خرابی اقلام تاریخ دار می شود.
• دقت شود برای اقلامی که داراری تاریخ اعتبار هستند، پیش از اتمام تاریخ انقضا مورد استفاده قرار گیرند.
• اقلام تاریخ دار و آنهایی که تاریخ مصرفشان زود فرا می رسد باید در دسترس و جلوی دیگر کالاها باشند.
• روی کارت دستگاه ها تاریخ انقضا درج شود.

باید به خاطر داشت که ضرورت ندارد وقتی اقلام و کالاهایی وجود دارد که تاریخ انقضای آنها نزدیک است، از همان اقلام سفارش داده نشود ممکن است تاریخ انقضای اقلامی که اخیرا تحویل می گیریم از اقلام موجود زودتر فرا رسد، بنابراین تاریخ انقضا بسیار مهم است و باید مطمئن شویم که در این خصوص اقدام مناسب صورت گیرد.

مثال هایی از انبارش ناصحیح

متاسفانه موارد زیر در انبارهای تجهیزات پزشکی مشاهده شده است:

• ریختن اقلام در کمدها بدون دسترسی مشخص
• قرار دادن اقلام و دستگاه ها در محوطه باز بدون رعایت نکات ایمنی
• نداشتن مسئول مشخص در انبار
• عدم ثبت کالاها

ثبت کالا در سیستم انبارداری

حداقل اطلاعاتی که باید هنگام ثبت اقلام جمع آوری شود شامل نام محصول، شماره سریال یا لات، کد کالا، مشخصات قرارداد ( نام تامین کننده کالا، شماره چک یا شماره فاکتور)، شرایط خاص نگهداری (مثل دمای خاص)، تاریخ انقضا، تاریخ تحویل و قیمت کالا (درصورت نیاز) می باشد.

سیستم اطلاعاتی انبار می تواند سه نوع ثبت داشته باشد:

اطلاعات مربوط به حفظ کالا در انبار

اطلاعات مربوط به قرارداد ( درصورت نیاز)

اطلاعات مربوط به نحوه مصرف کالا (در صورت نیاز)

ممکن است در ثبت کالا یک سری اطلاعات محاسبه شده مشخص نیاز باشد که با فرمول های ریاضی قابل دستیابی است که بستگی به پارامترهای طراحی سیستم دارد. به عنوان مثال، اینکه هر چند وقت کالا سفارش داده می شود، به پارامترهای زیر بستگی دارد:

1. اطلاعات مصرف کالا همانند ماهیانه کالا
2. زمان لازم برای سفارش یک درخواست
3. حداقل و حداکثر مقدار کالا
4. نقطه سفارش حیاتی

البته ممکن است در یک سیستم سفارش، استفاده از این اطلاعات در فرم های خاص ضروری باشد؛ اما ثبت اطلاعات نگهداری و قرارداد کالا موردنیاز است. فرم  های استانداردی که در کنترل موجودی انبار استفاده می شود شامل موارد زیر می باشد:

• کارت های کالا
• کارت های محتویات جعبه
• درخواست / اسناد و مدارک
• تحویل / اسناد و مدارک
• فرم های اقلام مصرفی تاریخ گذشته
• فرم های موجودی واقعی
• لیستی از اقلام

تذکر: نحوه ارزیابی انبار شرکت های توزیعی و اصناف تجهیزات و ملزومات پزشکی بر اساس چک لیست پیوست توسط دانشگاه های علوم پزشکی صورت می پذیرد.